工学社
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本日は体調不良により、お仕事お休みしてますが、最近編み出した便利な仕事術について、備忘録も兼ねて記しておきたいと思います。
今回は、メールを利用したタスク(ToDo)管理についてです。タスク管理については、これまで仕事でありとあらゆるツールを使ってきました。
使ったことある方いらっしゃるかもしれませんが、どれも「二度手間」なことが多く、辞めちゃう人が多かったのではないでしょうか。何が二度手間かというと、メールはメール、タスクはタスクで別々に管理してしまうことですね。
デスクワークにおいて、連絡事項や作業依頼などは基本的にメールでのやりとりが多いと思われます。ここで、「メールで連絡受ける→エクセルなどにタスク(ToDo)を別途記入」というのが典型的なパターンかもしれません。
しかしながら、タスクのタイトルや内容を改めて考えたり、タスク内容を簡潔にまとめすぎた、あるいはそもそも書いてない・・・このために、内容が分からずまたメールを再確認・・・という無駄が多々発生してしまいます。
そこで、メールとタスクを紐付けて、二度手間を減らす方法を簡単にご紹介します。（なお利用するメールソフトはThunderbird前提です。）
Thunderbird アドオンを利用したタスク管理
■利用するThunderbirdアドオン：
１．tasks & mails
２．CompactHeader
■タスク管理の具体的方法：
アドオン1のtasks & mailsについてですが、これはメールからタスク(ToDo)を生成するツールです。
メールを選択して「Shift + N 」、「Enter」
で簡単にToDoリストにToDoとして登録できます。
その際、
- ToDoタイトルはメールの件名
- ToDo内容はメール本文(ToDoを選択すると、紐付いたメールが連動して選択表示される)
終わったタスクは「Shift + D」で完了(done)にできます。
ラベルで、やること(todo)やったこと(done)が管理できますので、週報などの報告にも大いに活用できます。
次にアドオン2のCompactHeaderについてですが、これはThunderbirdのメール一覧窓の下部に表示されるメール本文の内容を見やすくするためのものです。
差出人情報など、やけに領域をとるヘッダー情報を、このアドオンで縮小することができます。正確にはヘッダー領域の開閉が可能となるものですので、必要に応じてヘッダー領域を開くことで、差出人等の情報を確認できます。
